Assertiviteit ontwikkelen en assertief communiceren als het je minder makkelijk afgaat

Het woord assertiviteit heeft twee betekenissen die mensen vaak door elkaar halen. In ons persoonlijkheidsmodel is assertiviteit een subkenmerk van extraversie, naast enthousiasme. Die indeling komt van de psycholoog Colin DeYoung. Het gaat over initiatief nemen, een mening naar voren brengen en de leiding pakken als die openligt. Iemand kan weinig enthousiast zijn in gezelschap en toch makkelijk zijn mening geven. Die twee subkenmerken kunnen sterk van elkaar verschillen.

Assertief communiceren is iets anders. Dat is de vaardigheid om je grens of behoefte helder aan te geven met respect voor de ander. Het subkenmerk maakt die vaardigheid makkelijker of moeilijker, maar iedereen kan het leren. Assertief communiceren is ook niet hetzelfde als veel praten of zelfverzekerd overkomen. En het is zeker niet hetzelfde als competentie. Krachtig je mening brengen werkt alleen als je ook gelijk hebt. Wie dat vergeet, wint het gesprek en verliest het vertrouwen.

Persoonlijkheid is geen excuus, maar het is wel een verklaring. Wie begrijpt welk kenmerk zijn assertiviteit in de weg zit, kan gericht oefenen in plaats van generieke adviezen toepassen die niet passen. Hieronder beschrijven we vier kenmerken die assertief communiceren aan de passieve kant lastiger maken en één kant waar iemand juist te hard wordt.

Mensen met hoge meegaandheid zijn sterk gericht op harmonie, samenwerking en de behoeften van anderen. Dat is een oprechte kracht. Ze bouwen vertrouwen, houden teams bij elkaar en zorgen voor een prettige sfeer. Maar diezelfde neiging kan ertoe leiden dat eigen grenzen steeds worden ingeruild voor de goede sfeer.

Er is een verschil tussen rekening houden met de ander en jezelf wegcijferen. Rekening houden sluit assertiviteit niet uit. Jezelf wegcijferen wel. Meegaandheid heeft bij ons twee subkenmerken. Compassie is meeleven met anderen. Beleefdheid is rekening houden in de omgang en wrijving vermijden. Vooral hoge beleefdheid maakt nee zeggen lastig, omdat een grens stellen al snel aanvoelt als onbeleefd zijn. Een veelvoorkomend signaal is schuldgevoel na het stellen van een grens, ook als die grens volkomen terecht was.

Stel je voor dat een manager een deadline accepteert waarvan hij al bij het horen weet dat hij niet haalbaar is. Niet omdat hij het ermee eens is, maar omdat hij de sfeer goed wil houden. De deadline wordt niet gehaald en de sfeer is alsnog verstoord, alleen later en met meer schade.

Mensen met hoge emotionaliteit ervaren sneller spanning en onzekerheid in confronterende situaties. Dat verklaart waarom iemand in een gesprek dichtklapt, pas achteraf weet wat hij had willen zeggen of een conflict vermijdt, ook als dat ten koste gaat van zichzelf. Dit is geen zwakte. Het is een reactie van het lichaam die begrip en een andere aanpak vraagt.

Emotionaliteit heeft bij ons twee subkenmerken. Volatiliteit is de uitslag in het moment, met snel geraakt zijn en irritatie. Terughoudendheid is de rem vooraf, met spanning en aarzeling. Bij dichtklappen speelt vooral terughoudendheid. Sterke spanning maakt het tijdelijk lastiger om helder te denken en te formuleren. Wie dit herkent, begrijpt waarom je na een vergadering pas bedenkt wat je had willen zeggen. Het was er wel, maar kon er op dat moment niet uit.

Mensen met lage extraversie hebben vaak meer tijd nodig om iets te verwerken en te formuleren. In snelle gesprekken kan dat op passiviteit lijken, maar in werkelijkheid is het verwerkingstijd. Assertief communiceren ziet er voor hen anders uit. Schriftelijk voorbereiden, om bedenktijd vragen of een gesprek later terugpakken zijn allemaal assertieve keuzes, geen tekenen van zwakte.

Lage extraversie gaat vaak samen met een lagere score op het subkenmerk assertiviteit, waardoor initiatief nemen minder vanzelfsprekend is. Dat maakt assertief communiceren niet onmogelijk, maar het vraagt een andere strategie dan voor iemand die van nature het woord neemt. Stillere mensen werken vaak gefocuster en hun inbreng is daarmee niet minder waard.

Mensen met hoge consciëntieusheid zijn sterk gericht op kwaliteit, betrouwbaarheid en verantwoordelijkheid. Dat levert veel op, maar heeft ook een prijs. Ze nemen taken over die niet van hen zijn, vragen te weinig hulp of leggen een grens zo uitgebreid uit dat de boodschap verloren gaat. Een grens stellen voelt voor hen al snel als tekortschieten of de ander in de steek laten.

Consciëntieusheid heeft bij ons de subkenmerken ijver en ordelijkheid. Hoge consciëntieusheid brengt ook rusteloosheid mee, want hard werken is niet hetzelfde als de juiste dingen doen. Een professional die een taak overneemt, omdat hij denkt dat hij het beter regelt, lost op korte termijn een probleem op en creëert op langere termijn een patroon waarbij zijn eigen werk eronder lijdt en de ander nooit leert het zelf te doen.

Assertief communiceren kan ook mislopen aan de andere kant. Mensen met lage meegaandheid en hoge volatiliteit zeggen wel wat ze denken. Ze doen dat soms zo direct dat de ander dichtklapt. Inhoudelijk hebben ze dan gelijk en sociaal verliezen ze. Een leidinggevende die feedback geeft die klopt en toch slecht valt, verliest niet de inhoud, maar de verbinding.

Assertief communiceren betekent voor hen vertragen en ruimte laten voor de ander. Lage meegaandheid maakt ook de harde en nodige keuzes mogelijk, wat een echte kracht is. Elke positie op de schaal heeft voordelen en kosten. Lage meegaandheid hangt gemiddeld samen met meer werelds succes. Hoge meegaandheid bouwt vertrouwen en houdt teams bij elkaar.

Niet ieder probleem met assertiviteit is hetzelfde. Wie te snel ja zegt uit meegaandheid, heeft een andere aanpak nodig dan wie dichtklapt van spanning, wie uitstelt uit verantwoordelijkheid of wie juist te hard wordt. Dezelfde techniek werkt voor die verschillende patronen heel anders. Het herkennen van je eigen patroon is daarom de eerste stap.

Stel jezelf drie vragen. Welke situaties roepen bij jou het sterkst vermijdingsgedrag op? Wat voel je dan in je lichaam en in je hoofd? En wat zou je willen doen als de spanning er niet was? Die drie vragen samen geven meer richting dan welke techniek dan ook. Onze persoonlijkheidstest geeft aanvullend inzicht in welke kenmerken bij jou het sterkst aanwezig zijn, zonder dat het een diagnose is.

• Meegaand: “Ik zei ja, maar bedoelde nee en voelde me daarna schuldig.”
• Gespannen vooraf: “Ik wist wat ik wilde zeggen, maar op het moment zelf kon ik het niet.”
• Verwerkend: “Ik had meer tijd nodig en toen was het moment voorbij.”
• Oververantwoordelijk: “Ik heb het maar zelf gedaan, want anders gaat het niet goed.”
• Te hard: “Ik had gelijk, maar de ander reageerde defensief en het gesprek liep vast.”

Goede technieken helpen alleen als ze aansluiten bij je patroon. We beginnen met de basisstructuur die voor iedereen geldt en koppelen die daarna aan de vijf patronen uit de vorige sectie.

De ik-boodschap is de meest bruikbare basisstructuur voor assertief communiceren. De techniek is gepopulariseerd door Thomas Gordon en werkt omdat je beschrijft wat je waarneemt, wat dat met je doet en wat je nodig hebt, zonder de ander aan te vallen. Een bruikbare vorm is hieronder weergegeven.

Ik merk dat [situatie]. Dat zorgt bij mij voor [effect]. Ik zou graag [verzoek].

Stel dat je als professional een onhaalbare deadline krijgt. Dan zou je kunnen zeggen: “Ik merk dat de deadline op vrijdag staat, terwijl we pas dinsdag de input ontvangen. Dat zorgt bij mij voor te weinig tijd om dit goed te doen. Ik zou graag een week extra willen of afspreken wat we dan weglaten.” Dat is een heldere boodschap. Een grens hoeft niet uitgebreid verdedigd te worden. Eén heldere zin is sterker dan een lange uitleg, omdat een lange uitleg de ander de indruk geeft dat je twijfelt.

De basisstructuur is voor iedereen hetzelfde, maar de voorbereiding en het moment van inzetten verschillen per patroon. Hieronder staat per patroon een gerichte oefening die aansluit bij wat je specifiek tegenhoudt.

• Meegaand: Gebruik een vaste zin om tijd te nemen, zoals “Ik kom hier morgen op terug”, in plaats van direct ja te zeggen.
• Gespannen vooraf: Schrijf vooraf één kernboodschap op en oefen die hardop, zodat je hem paraat hebt als de spanning oploopt.
• Verwerkend: Vraag expliciet om bedenktijd of bereid je schriftelijk voor, zodat je niet ter plekke hoeft te formuleren.
• Oververantwoordelijk: Formuleer de grens in één zin en stop daarna met uitleggen, want elke extra zin verzwakt de boodschap.
• Te hard: Stel eerst een vraag voordat je je mening geeft en laat een stilte vallen, zodat de ander ruimte krijgt.

Deze oefeningen kun je ook samen met anderen trainen. In de editie Het Gesprek van onze eendaagse training oefen je gesprekken met echte situaties uit je eigen werk, zodat je niet oefent in een vacuüm, maar in de context waar het ertoe doet.

Assertief communiceren is een krachtig hulpmiddel in gelijkwaardige en redelijk veilige situaties. Het lost geen structurele onveiligheid op. Bij intimidatie, machtsmisbruik of een omgeving waar openheid consequenties heeft, verschuift de vraag. Dan gaat het er niet om hoe je de boodschap brengt, maar of de omgeving veilig genoeg is om dit überhaupt te zeggen. Dat is een andere afweging en een andere aanpak.

Hetzelfde geldt voor zware spanning of patronen die je dagelijks leven belemmeren. Communicatietips hebben dan een beperkt bereik. Als je merkt dat vermijding, angst of blokkades structureel je functioneren beïnvloeden, is het verstandig om daarvoor ondersteuning te zoeken bij je huisarts of een bevoegde hulpverlener. Dat is geen teken van falen. Het is een eerlijke inschatting van wat zelfhulp kan en wat meer vraagt.

Assertief communiceren heeft weinig te maken met harder praten of extraverter worden. Het is een vaardigheid die je kunt ontwikkelen. De aanpak werkt het best als je begrijpt welk patroon bij jou speelt. Meegaandheid, emotionaliteit, lage extraversie, hoge consciëntieusheid en lage meegaandheid vragen elk om een andere strategie.

De eerste stap is klein. Herken je patroon, kies één situatie om in te oefenen en begin daar. Niet met de moeilijkste situatie, maar met een die net buiten je comfortzone ligt.

Wil je weten welke kenmerken jouw manier van communiceren kleuren? Doe dan onze persoonlijkheidstest. De proefversie is kosteloos beschikbaar.